Assemblea Ordinaria del 20 aprile 2018

Sono legittimati ad intervenire all’Assemblea e ad esercitare il diritto di voto i soggetti cui spetta il diritto di voto che risultino tali in base ad una comunicazione, effettuata alla Società da un soggetto che si qualifichi come “intermediario” ai sensi della disciplina applicabile, rilasciata da quest’ultimo prendendo come riferimento le evidenze risultanti al termine della giornata contabile dell'11 aprile 2018, vale a dire il settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione (c.d. “record date”), in conformità a quanto previsto dall’articolo 83-sexies del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58 (“TUF” o “Testo Unico della Finanza”). 

Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente alla record date non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea; pertanto, i soggetti che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente a tale data non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea. 

Le comunicazioni dell’intermediario devono pervenire alla Società entro il 17 aprile 2018, vale a dire entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione. Resta, peraltro, ferma la legittimazione all’intervento in Assemblea e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società entro l’inizio dei lavori assembleari. 

I soci titolari di azioni non ancora dematerializzate dovranno previamente consegnare le stesse ad un intermediario per la loro immissione nel sistema di gestione accentrata in regime di dematerializzazione e chiedere il rilascio della citata comunicazione.

Per l’identificazione personale e la verifica della legittimazione all’intervento in Assemblea, l’Ufficio di Presidenza sarà aperto, nel luogo di svolgimento dell’Assemblea, due ore prima di quella fissata per l’Assemblea.

Ogni soggetto al quale spetta il diritto di voto che abbia diritto di partecipare all’Assemblea, può farsi rappresentare mediante delega scritta, salve le incompatibilità e le limitazioni previste dalla normativa vigente.

A tal fine, il legittimato al voto può individuare un rappresentante cui conferire una delega, eventualmente utilizzando il seguente modulo di delega: Delega Generica (PDF)

Il rappresentante, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all’originale e l’identità del delegante, può notificare copia della delega debitamente completata e sottoscritta dal delegante direttamente alla Società mediante trasmissione alla Computershare S.p.A. via fax al n. +39 06 45417450 ovvero in via elettronica all’indirizzo di posta certificata atlantia@pecserviziotitoli.it

Ai sensi della normativa vigente, il rappresentante dovrà conservare l’originale della delega e tenere traccia delle istruzioni di voto eventualmente ricevute per un anno, a decorrere dalla conclusione dei lavori assembleari.

Ogni soggetto legittimato potrà farsi rappresentare in Assemblea ai sensi di legge anche mediante delega scritta conferita alla Computershare S.p.A con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni, 19, quale Rappresentante Designato individuato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del D. Lgs. 58/98 (TUF), cui i titolari di diritto di voto, potranno conferire entro il 18 aprile 2018 - vale a dire entro la fine del secondo giorno di mercato precedente la data fissata per l’Assemblea - una delega con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all’ordine del giorno. 

Entro i medesimi termini di cui sopra la delega e le istruzioni di voto possono essere revocate con le stesse modalità utilizzate per il loro conferimento. Ai fini dell’intervento in Assemblea e dell’esercizio del diritto di voto il conferimento della suddetta delega non esime l’avente diritto dall’obbligo di richiedere all’intermediario la comunicazione attestante la legittimazione all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto ai sensi dell’art. 83-sexies TUF.

La delega al suddetto rappresentante deve essere conferita utilizzando il seguente modulo di delega Modulo di Delega Rappresentante Designato [pdf] ovvero lo specifico applicativo web per la compilazione guidata del modulo di delega con istruzioni di voto predisposto dalla stessa Computershare S.p.A d’intesa con la Società, disponibile al seguente link che sarà reso disponibile a partire dal 30 marzo 2018, giorno di pubblicazione delle liste per la nomina dell collegio sindacale: https://servizi.computershare.it/eRD/index.aspx?nos=2311467438.

La delega non ha effetto con riguardo alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto. Nelle delibere per cui non siano state indicate precise istruzioni di voto, le azioni relative a deleghe conferite al Rappresentante Designato, non saranno computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle suddette delibere, pur essendo comunque computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea.

Si precisa che, nel caso si verifichino circostanze ignote ovvero in caso di modifica o integrazione delle proposte presentate in Assemblea, la Computershare S.p.A., in qualità di Rappresentante Designato, prestando alla Società anche servizi di gestione delle operazioni di accreditamento e scrutinio delle votazioni dell'Assemblea in oggetto, pur non trovandosi in situazioni di conflitto d’interesse, non intende esprimere un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni ricevute.

Il modulo di delega con le istruzioni di voto al Rappresentante Designato, completato con le informazioni richieste e sottoscritto dal delegante, dovrà pervenire entro il giorno 18 aprile 2018, alla Computershare S.p.A., in Via Monte Giberto n. 33, 00138, Roma, eventualmente anticipandone copia, entro la stessa data, con dichiarazione di conformità all’originale, tramite fax al n. +39 06 45417450 o all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it Qualora, per motivi tecnici, i moduli di delega non possano essere resi disponibili in forma elettronica, gli stessi saranno trasmessi a semplice richiesta da effettuare telefonicamente al numero +39 06 45417413 attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00.

Ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti e dell’art. 32 dello Statuto sociale, l’elezione dei componenti del Collegio Sindacale avverrà sulla base di liste presentate dai Soci che da soli o insieme ad altri Soci rappresentino, al momento della presentazione delle liste, almeno lo 0,5% del capitale sociale.

Ogni Socio ovvero i soci appartenenti al medesimo gruppo e i soci che aderiscano ad un patto parasociale avente ad oggetto azioni della Società non potranno presentare né votare più di una lista anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie e ogni candidato potrà presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.

Predisposizione delle liste

• La lista si compone di due sezioni, una per i candidati alla carica di Sindaco Effettivo, l’altra per i candidati alla carica di Sindaco supplente ed entrambe recano i nominativi di uno o più candidati in numero non superiore ai sindaci da eleggere (cinque effettivi e due supplenti), contrassegnati da un numero progressivo.
• Non possono assumere la carica di Sindaco coloro che ricoprono incarichi di amministrazione e controllo in misura uguale o superiore a quella massima stabilita dalla normativa applicabile o che non siano in possesso dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza stabiliti dalla normativa applicabile.
• Almeno due dei Sindaci Effettivi ed almeno uno dei Sindaci Supplenti sono scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili che abbiano esercitato l’attività di controllo legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni; i Sindaci che non sono in possesso di tale requisito sono scelti tra coloro che abbiano maturato un’esperienza complessiva di almeno un triennio nell’esercizio di: a) attività di amministrazione o di controllo ovvero compiti direttivi presso società di capitali che abbiano un capitale sociale non inferiore a due milioni di euro, ovvero b) attività professionali o di insegnamento universitario di ruolo in materie giuridiche, economiche e finanziarie, ovvero c) funzioni dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni operanti nel settore creditizio, finanziario e assicurativo.
• Le liste che, considerando entrambe le sezioni, contengano un numero di candidati pari o superiore a tre, devono indicare almeno un terzo dei candidati appartenenti al genere meno rappresentato (con arrotondamento, se del caso, all’unità superiore), in applicazione della legge n. 120 del 12 luglio 2011. Ove il numero dei candidati alla carica di Sindaco supplente sia pari o superiore a due, questi devono appartenere a generi diversi.

Ciascuna lista dovrà essere corredata da:

• (i) le informazioni relative all’identità dei soci che hanno presentato le liste, con l’indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta, unitamente alla certificazione dalla quale risulti la titolarità di tale partecipazione;
• (ii) un’esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;
• (iii) le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l’inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l’esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa applicabile, ivi incluso il rispetto dei limiti al cumulo degli incarichi stabiliti dalle disposizioni di legge e regolamentari esistenti, e indicano gli incarichi di amministrazione e controllo che ricoprono presso altre società di capitali;
• (iv) una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l’assenza di rapporti di collegamento previsti dall’art. 144-quinquies del regolamento adottato con delibera Consob del 14/05/1999 n. 11971 con i detti soci; nel rendere tale dichiarazione si invitano i soci a tenere conto delle raccomandazioni espresse dalla Consob nella comunicazione DEM/9017893 del 26/02/2009.

La lista per la quale non sono osservate le statuizioni di cui sopra è considerata non presentata.

Deposito delle liste

Le liste presentate dai Soci dovranno essere depositate presso la sede legale, ovvero mediante l’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it, entro il 26 marzo 2018, unitamente alle informazioni che consentano l’identificazione dei soggetti che procedono al deposito delle liste ed all’ulteriore documentazione richiesta dalla legge e dalla regolamentazione vigente.

Ciascun Socio proponente dovrà presentare e/o recapitare presso la sede legale, al più tardi il 30 marzo 2018, certificazione rilasciata dagli intermediari ai sensi della normativa di legge e regolamentare vigente, comprovante la titolarità della quota minima di partecipazione richiesta per la presentazione delle liste.

Nel caso in cui al 26 marzo 2018 sia stata depositata una sola lista di candidati alla carica di Sindaco, ovvero soltanto liste presentate da soci che risultino collegati tra loro, la Società ne dà comunicazione senza indugio e i soggetti legittimati possono presentare liste, mediante deposito presso la sede legale ovvero mediante l’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it, sino al 29 marzo 2018. In tal caso la percentuale minima di partecipazione al capitale prevista per la presentazione delle liste di candidati alla carica di Sindaco è ridotta alla metà.

Pubblicazione delle liste

La Società metterà le liste a disposizione del pubblico entro il 30 marzo 2018 presso la sede sociale, sul sito internet della Società (http://www.atlantia.it/it/investor-relations/assemblee) e sulla piattaforma di stoccaggio 1Info (www.1Info.it)

All’elezione dei membri del Collegio Sindacale si procederà come segue:

• a) dalla lista che avrà ottenuto la maggioranza dei voti espressi dai soggetti ai quali spetta il diritto di voto saranno tratti, nell'ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista stessa e nel rispetto della normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi, tre Sindaci effettivi ed uno supplente.
• b) I restanti due Sindaci effettivi saranno tratti dalle altre liste; a tal fine, i voti ottenuti dalle liste stesse saranno divisi successivamente per uno e per due. I quozienti così ottenuti saranno assegnati progressivamente ai candidati di ciascuna di dette liste, secondo l’ordine dalle stesse rispettivamente previsto.
  I quozienti così attribuiti ai candidati delle varie liste verranno disposti in un’unica graduatoria decrescente: risulteranno eletti i due che avranno ottenuto i quozienti più elevati, fermo restando il rispetto del criterio proporzionale di equilibrio tra i generi.
• c) Qualora, ad esito delle votazioni e delle operazioni di cui sopra, non risulti rispettata la normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi, i candidati che risulterebbero eletti nelle varie liste vengono disposti in un’unica graduatoria decrescente, formata secondo il sistema di quozienti indicato nella lettera b). Si procede quindi alla sostituzione del candidato del genere più rappresentato avente il quoziente più basso in tale graduatoria, con il primo dei candidati del genere meno rappresentato che risulterebbero non eletti e appartenente alla medesima lista. Se in tale lista non risultano altri candidati, la sostituzione di cui sopra viene effettuata dall’assemblea con le maggioranze di legge.
  Qualora la sostituzione del candidato del genere più rappresentato avente il quoziente più basso in graduatoria non consenta, tuttavia, il raggiungimento della soglia minima prestabilita dalla normativa vigente per l’equilibrio tra i generi, l’operazione di sostituzione sopra indicata viene eseguita anche con riferimento al candidato del genere più rappresentato avente il penultimo quoziente, e così via risalendo dal basso la graduatoria. In caso in cui più candidati abbiano ottenuto lo stesso quoziente, si procederà a nuova votazione da parte dell’Assemblea, risultando eletto il candidato che ottenga la maggioranza semplice dei voti, fermo restando il rispetto del criterio proporzionale di equilibrio tra i generi ai sensi della normativa vigente. La Presidenza del Collegio Sindacale spetta alla persona candidata al primo posto della lista di minoranza che avrà ottenuto il maggior numero di voti.
  Il restante Sindaco supplente sarà tratto dalla lista che avrà ottenuto il maggior numero di voti tra le liste presentate e votate che non siano collegate ai soci di riferimento ai sensi di legge.
• d) Per la nomina dei Sindaci, per qualsiasi ragione non nominati con il procedimento del voto di lista, l'Assemblea delibera con le maggioranze di legge nel rispetto della normativa relativa all’equilibrio tra i generi.

Ai sensi dell'art. 127-ter del D. Lgs. 58/98 (TUF), coloro ai quali spetta il diritto di voto, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente,  possono porre domande sulle materie all’ordine del giorno anche prima dell’Assemblea e sino ai tre giorni precedenti la data dell’Assemblea in  unica convocazione, vale a dire il 17 aprile 2018. 

Le domande devono essere inviate mediante fax al n. +39 06 43634260  o all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it.

La domanda deve essere corredata con i dati anagrafici del Socio richiedente (cognome e nome o denominazione nel caso di ente o società, luogo e data di nascita e codice fiscale). 

La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto ed alle domande sarà data risposta, dopo aver verificato la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, al più tardi in occasione dell’Assemblea.

Si considera fornita in Assemblea la risposta in formato cartaceo eventualmente messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto all’inizio dell’adunanza.

Non è dovuta una risposta quando le informazioni richieste sono già disponibili in formato “domanda e risposta” in apposita sezione del sito internet della Società.

Ai sensi dell'art. 126-bis del D. Lgs. 58/98 (TUF) i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro il 19 marzo 2018  l’integrazione dell’elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all’ordine del giorno. 

Le richieste devono essere accompagnate da un’apposita relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui si propone la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all’ordine del giorno. Le domande devono essere presentate per iscritto, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente, via fax al n. +39 06 43634260 ovvero all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it.

Si ricorda che ogni soggetto legittimato al voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea. 

L’integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l’Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta dell’organo di amministrazione o sulla base di un progetto o relazione da esso predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter del TUF. 

Non è previsto alcun onere di pubblicità a carico del Socio, facendo carico alla Società di mettere a disposizione del pubblico l’ordine del giorno o le proposte di delibera come integrati e la relazione illustrativa sulle materie o sulle proposte di delibera aggiuntive da trattare a richiesta dei Soci, accompagnata dalle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, entro i termini previsti dall’art. 125-ter, comma 1, con le stesse forme prescritte per la pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’Assemblea.

Fermo restando quanto sopra, con riferimento al solo punto 6 all’ordine del giorno, quale risultante dall’integrazione di cui all’avviso pubblicato nelle forme di legge in data 21 marzo 2018 - ai sensi di legge, i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono presentare proposte di deliberazione entro il 31 marzo 2018 ai termini e condizioni di cui all’art. 126-bis del Testo Unico della Finanza. Le domande devono essere presentate per iscritto, nei termini e secondo le modalità indicate nell’avviso di convocazione pubblicato in data 9 marzo 2018 e riportate nella presente sezione del sito. Delle eventuali proposte di deliberazione, è data notizia a cura della Società, nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell’ avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 5 aprile 2018).

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

Il capitale sociale è rappresentato da n. 825.783.990 azioni ordinarie con diritto di voto (escluse le azioni proprie, attualmente 7.982.277) del valore nominale di Euro 1,00 ciascuna.

Finalità del trattamento e conferimento obbligatorio dei dati

Ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003, La informiamo che i dati personali da lei forniti, e consistenti nel suo nome, cognome e indirizzo di residenza, saranno trattati ai soli fini, di volta in volta, necessari per la gestione dell’Assemblea degli azionisti, ed in particolare per:

• l’accredito e la registrazione per la partecipazione all’assemblea,
• la registrazione e verbalizzazione degli interventi e delle votazioni.

I predetti dati potranno essere trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria e comunque in relazione agli obblighi connessi alla Sua qualità di Azionista. Ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. a) D.lgs. 196/03, l’acquisizione dei Suoi dati è pertanto necessaria ai fini del perseguimento delle suddette finalità e non richiede il suo consenso.

Inoltre Atlantia S.p.A. La informa che nella sala ove si svolgerà l’Assemblea sarà in funzione un sistema di registrazione audio utilizzato al solo fine di agevolare la stesura del verbale dell’Assemblea da parte del Notaio. 

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento dei dati personali per le finalità sopra descritte viene effettuato manualmente (verbali) e/o attraverso l’ausilio di strumenti automatizzati (immagini, documenti in formato elettronico) e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. I dati saranno cancellati al termine del periodo strettamente necessario alla finalità per i quali sono trattati.

In ogni caso sarà garantita la loro sicurezza fisica e logica.

I dati di cui sopra sono tenuti e conservati per le finalità indicate nei limiti previsti dalle normative applicabili ed in particolare in base a quanto sancito dall’art. 2220 del codice civile.

Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

Oltre che dai dipendenti di Atlantia S.p.A. alcuni trattamenti dei suoi dati personali sono effettuati anche da Computershare S.p.A. che è stata nominata da Atlantia Responsabile esterno del trattamento dei dati relativamente all’esecuzione di attività di supporto e assistenza in occasione dell’Assemblea.

Inoltre, Computershare S.p.A., in qualità di Rappresentante Designato ai sensi dell’articolo 135- undecies del D.Lgs. n. 58/98 (TUF), potrebbe procedere alla raccolta di deleghe di voto relative all’Assemblea degli Azionisti. Limitatamente a tale finalità e in esecuzione degli adempimenti inerenti la rappresentanza in Assemblea e l’espressione del voto del soggetto rappresentato in conformità alle istruzioni impartite dal medesimo, Computershare S.p.A. agisce e risponde in qualità di titolare autonomo del trattamento provvedendo, per quanto di sua competenza, a fornirle separata informativa.

I Suoi dati potrebbero essere comunicati, sempre nell’ambito delle finalità indicate nel precedente paragrafo 1 e nel rispetto degli obblighi previsti dal D.Lgs. 196/03 o per adempiere a specifici obblighi derivanti dalla legge o da regolamenti, a società di revisione, a studi professionali o a liberi professionisti per lo svolgimento di attività di consulenza e assistenza nelle operazioni societarie nonchè ad istituzioni e ad autorità pubbliche (Tribunali, Borsa, Consob, eventuali autorità estere, se competenti, ecc.). La informiamo, infine, che alcuni Suoi dati personali potranno essere diffusi al mercato finanziario, solo se strettamente necessario e in ossequio alle norme di legge vigenti e ai regolamenti CONSOB.

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