Il Gruppo Mundys in linea con le best practice internazionali e nel pieno rispetto delle normative applicabili ha implementato, a partire dal 2003, e periodicamente aggiornato un processo di raccolta e gestione delle segnalazioni. L’attuale sistema di gestione delle segnalazioni ha le seguenti caratterizzazioni:
- gestione delle segnalazioni in ciascuna società del Gruppo, attraverso la presenza di specifici canali e Comitati Segnalazioni dedicati a beneficio della tempestività e dell’efficacia di analisi delle stesse, salvo comuni esigenze di salvaguardia del Gruppo Mundys e/o della holding Mundys S.p.A.;
- attribuzione, ferma restando la collegialità del Comitato Segnalazioni, del ruolo di process owner all’Internal Audit per la gestione del processo, dalla ricezione allo svolgimento dell’istruttoria;
- previsione di flussi informativi con gli altri attori del Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi.
Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione e fornire ampio e indiscriminato accesso a tutti coloro che vogliano effettuare una segnalazione che riguardi Mundys S.p.A., mette a disposizione una pluralità di canali tra loro alternativi, nello specifico:
- piattaforma informatica, accessibile da parte di tutti (Dipendenti, Terzi, ecc.) sul sito Internet Mundys e sulla intranet di Mundys nella quale è possibile segnalare in forma scritta e orale;
- posta elettronica, all’indirizzo mail: SEGNALAZIONI.MUNDYS@MUNDYS.COM
- posta ordinaria, all’indirizzo: Mundys S.p.A., Team Segnalazioni Mundys, Piazza San Silvestro, 8 - 00187 Roma.
Le segnalazioni in forma orale possono essere effettuate anche attraverso un incontro diretto con il Comitato Segnalazioni o uno o più componenti, su richiesta del Segnalante.
Laddove possibile, è da preferirsi l’uso del primo canale (piattaforma elettronica).
La segnalazione rappresenta un efficace strumento di miglioramento del Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi nel suo complesso e contribuisce a diffondere la cultura dell’etica, della legalità e della trasparenza all’interno del Gruppo.
Sebbene le segnalazioni anonime rappresentino un’alternativa percorribile in Mundys, il Gruppo suggerisce ai Segnalanti di preferire quelle nominative, a beneficio della velocità ed efficacia delle indagini.
Mundys garantisce la riservatezza sull’esistenza e sul contenuto della segnalazione, nonché sulla identità dei soggetti Segnalanti (ove comunicati) e Segnalati. Inoltre, sono garantite le tutele del Segnalante nel rispetto delle previsioni di Legge e per tutte le segnalazioni è garantito un processo di follow up.
Per tutti coloro che vogliano effettuare una segnalazione che riguardi le altre società del Gruppo, sono disponibili specifici canali indicati sui rispettivi siti istituzionali.
Il nostro Comitato Segnalazioni
Il Comitato Segnalazioni di Mundys, istituito dall’Amministratore Delegato, è così composto:
Chief Internal Audit, Risk & Compliance Officer – Coordinator of the Committee
Il Comitato Segnalazioni di Mundys svolge i seguenti principali compiti:
- è responsabile del processo di gestione delle segnalazioni, valuta l’adeguatezza e suggerisce al CdA gli eventuali interventi migliorativi sul processo, promuovendone le necessarie azioni di informazione e formazione rivolte alla popolazione aziendale
- vigila sull'osservanza del Codice Etico, esaminando le notizie di possibili violazioni del medesimo e promuovendo le verifiche ritenute necessarie e, ove necessario, le conseguenti azioni di miglioramento, monitorandone l’effettiva implementazione
- divulga e verifica la conoscenza del Codice Etico, promuovendo programmi di informazione/comunicazione e attività finalizzate ad una maggiore comprensione del Codice
- propone l'emanazione di linee guida e di procedure operative o le integrazioni e modifiche di quelle esistenti, intese a ridurre il rischio di violazione del Codice.
Il Comitato Segnalazioni è coordinato dall’Internal Audit, Risk e Compliance Officer.
Il Comitato Segnalazioni di Mundys può, inoltre, riservarsi la gestione di segnalazioni laddove ravvisi significativi impatti (e.g. danni reputazionali e/o economico-finanziari) per il Gruppo Mundys (inclusa la holding) ovvero per altre società del Gruppo. Altresì, non si può escludere che tali significativi impatti per il Gruppo Mundys nel suo complesso possano riferirsi anche a segnalazioni ricevute dalle società controllate.