Assemblea Straordinaria del 15 gennaio 2021 (unica convocazione)

La documentazione relativa all’Assemblea sarà messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale, nella presente sezione del sito internet e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato denominato 1Info (www.1info.it); più precisamente:

• alla data di pubblicazione dell’avviso di convocazione (14 dicembre 2020) viene pubblicata la seguente documentazione:
  • la Relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione relativa all’unico punto  all’ordine del giorno unitamente al Progetto di Scissione (“Approvazione del progetto di scissione parziale proporzionale di Atlantia S.p.A. in favore della società interamente posseduta Autostrade Concessioni e Costruzioni S.p.A.; proposta di modifica all’articolo 6 dello Statuto sociale; delibere inerenti e conseguenti.”).

Al fine di ridurre al minimo i rischi connessi al prorogarsi dell’emergenza sanitaria Covid-19, Atlantia S.p.A. ha deciso di avvalersi della facoltà – di cui all’art. 106 del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, come richiamato dall’art. 71 del Decreto Legge del 14 agosto 2020 n. 104 – di prevedere che l’intervento dei soci in Assemblea avvenga esclusivamente tramite il Rappresentante Designato ai sensi dell’art. 135-undecies del Decreto Legislativo n. 58/98  (“TUF”) - i.e. Computershare S.p.A. (di seguito “Rappresentante Designato”) - con le modalità infra precisate.

Conformemente a quanto previsto dall’art. 106, comma 2, del citato Decreto, fermo quanto precede, l’intervento in Assemblea dei componenti degli Organi sociali, del Segretario e del Rappresentante Designato, nonché di eventuali altri soggetti a ciò autorizzati dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, nel rispetto delle misure di contenimento dell’epidemia Covid-19 previste dalle disposizioni di legge applicabili, potrà avvenire esclusivamente, mediante mezzi di video/telecomunicazione che ne garantiscano l’identificazione, con modalità che lo stesso Presidente provvederà a definire ed a comunicare a ciascuno dei suddetti soggetti, in conformità alle norme applicabili per tale evenienza, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente, il Segretario o il Notaio si trovino nel medesimo luogo.

Sono legittimati ad intervenire all’Assemblea e ad esercitare il diritto di voto, esclusivamente per il tramite del Rappresentante Designato, i soggetti cui spetta il diritto di voto che risultino tali in base ad una comunicazione, effettuata alla Società da un soggetto che si qualifichi come “intermediario” ai sensi della disciplina applicabile, rilasciata da quest’ultimo prendendo come riferimento le evidenze risultanti al termine della giornata contabile del 6 gennaio 2021, vale a dire il settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione (c.d. record date), in conformità a quanto previsto dall’articolo 83-sexies del TUF. 

Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente alla record date non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea; pertanto, i soggetti che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente a tale data non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea e, pertanto, non potranno rilasciare delega al Rappresentante Designato.

Le comunicazioni dell’intermediario devono pervenire alla Società entro il 12 gennaio 2021, vale a dire entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione. Resta, peraltro, ferma la legittimazione all’intervento in Assemblea e al voto, sempre esclusivamente attraverso il Rappresentante Designato, qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l’inizio dei lavori assembleari. 

I soci titolari di azioni non ancora dematerializzate dovranno previamente consegnare le stesse ad un intermediario per la loro immissione nel sistema di gestione accentrata in regime di dematerializzazione e chiedere il rilascio della citata comunicazione.

Ai sensi dell’art. 106, comma 4, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, l’intervento in Assemblea è consentito esclusivamente conferendo apposita delega al Rappresentante Designato individuato dalla Società nella Computershare S.p.A., con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni, 19, alternativamente ai sensi;

(i) dell’art. 135-undecies del TUF mediante il “modulo di delega al Rappresentante Designato”, secondo quanto indicato nella presente sezione del sito internet alla voce “Delega al Rappresentante Designato ai sensi dell’art- 135-undecies del TUF”; ovvero

(ii) dell’art. 135-novies del TUF, mediante il “modulo di delega/subdelega ordinaria”, secondo quanto indicato nella presente sezione del sito internet alla voce “Delega/subdelega ordinaria ex art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 ”.

La delega a Computershare S.p.A. in qualità di Rappresentante Designato deve contenere istruzioni di voto sulla proposta all’ordine del giorno e sulle eventuali proposte di integrazione dello stesso formulate dai Soci ai sensi dell’art. 126-bis del TUF ed ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite tali istruzioni. 

Le azioni per le quali viene conferita la delega al rappresentante designato, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non sono state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono invece computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere.

Il conferimento della delega al rappresentante designato non comporta alcuna spesa per il socio, fatta eccezione per quelle di eventuale spedizione della delega stessa.

Si precisa che, ai fini dell’intervento e dell’esercizio del diritto di voto in Assemblea, il conferimento della delega al rappresentante designato non esime l’avente diritto dall’obbligo di richiedere all’intermediario abilitato la comunicazione alla Società attestante la legittimazione all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto, ai sensi dell’art. 83-sexies del TUF.

Il modulo di delega con le istruzioni di voto al Rappresentante Designato, completato con le informazioni richieste e sottoscritto dal delegante, dovrà pervenire entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea (ovvero entro le ore 24:00 del 13 gennaio 2021)  

La delega può essere conferita al Rappresentante Designato utilizzando lo specifico applicativo web predisposto e gestito direttamente da Computershare S.p.A., attraverso il quale è possibile procedere alla compilazione guidata del modulo di delega al rappresentante designato.

Compilazione guidata del modulo di delega al rappresentante designato, disponibile al seguente link https://servizi.computershare.it/eRD/index.aspx?nos=332790438

Il modulo di delega al rappresentante designato è altresì disponibile, in versione scaricabile e stampabile, nella presente sezione del sito internet della Società.

Modulo di delega al rappresentante designato [ PDF]

Qualora non venga utilizzata la compilazione guidata, il modulo di delega con le istruzioni di voto, unitamente ad un documento di identità e alla eventuale documentazione comprovante i poteri di firma, deve pervenire con una delle seguenti modalità:

1. Titolari di Posta Elettronica Certificata (PEC): se il delegante (anche persona giuridica) possiede una casella PEC può trasmettere all’indirizzo atlantia@pecserviziotitoli.it copia della delega riprodotta informaticamente (formato PDF);
2. Titolari di Firma elettronica avanzata, qualificata o digitale (FEA): il delegante dotato di FEA può trasmettere la copia della delega riprodotta informaticamente con Firma Elettronica Avanzata anche tramite posta elettronica ordinaria, all’indirizzo atlantia@pecserviziotitoli.it;
3. Titolari di posta elettronica ordinaria: il delegante può inviare all’indirizzo pec  atlantia@pecserviziotitoli.it una copia della delega riprodotta informaticamente (formato PDF). In tale caso l’originale della delega, delle istruzioni e copia della correlata documentazione dovrà essere trasmessa presso la sede di Computershare S.p.A. via Monte Giberto, 33 – 00138 Roma
4. Via FAX al numero: +39 06 45417450

La trasmissione del Modulo di delega con modalità e in termini diversi da quelli indicati sopra o l’invio esclusivo a mezzo posta, non garantiranno al delegante il corretto conferimento della delega al Rappresentante Designato.

La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro i medesimi termini e con le stesse modalità previsti per il loro invio.

Richiamando le avvertenze contenute nella relazione illustrativa sull’unico argomento all’ordine del giorno, si invitano i Signori Azionisti a rilasciare le proprie istruzioni di voto in una data il più vicina possibile al termine ultimo previsto dal presente avviso. 

Ai sensi dell’art. 106, comma 4, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare in Assemblea dal Rappresentante Designato Computershare S.p.A., mediante delega e/o subdelega conferita ai sensi dell’art. 135-novies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

La delega e/o subdelega deve essere conferita per iscritto ovvero con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

La delega e/o subdelega al Rappresentante Designato Computershare S.p.A. può contenere istruzioni di voto sulla proposta all’ordine del giorno e sulle eventuali proposte di integrazione dello stesso formulate dai Soci ai sensi dell’art. 126-bis del TUF, restando inteso che il Rappresentante Designato non esprimerà alcun voto in Assemblea in relazione a quelle proposte per cui non abbia ricevuto precise istruzioni di voto.

Si rammenta che, ai sensi dell’art. 135-novies del TUF la delega può prevedere la facoltà del delegato di farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, ferma in ogni caso la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti. Non possono in ogni caso essere indicati sostituti diversi dal Rappresentante Designato Computershare S.p.A.

Si fa presente al riguardo che, in considerazione del fatto che l’intervento in Assemblea è consentito esclusivamente per il tramite del Rappresentante Designato Computershare S.p.A., nel caso in cui la delega non sia direttamente conferita a quest’ultimo, il soggetto delegato dovrà necessariamente conferire una subdelega al Rappresentante Designato Computershare S.p.A. 

Per il conferimento della delega e/o subdelega può essere utilizzato il presente modulo di delega [ PDF]

Si precisa che, ai fini dell’intervento e dell’esercizio del diritto di voto, il conferimento della delega non esime l’avente diritto dall’obbligo di richiedere all’intermediario abilitato la comunicazione attestante la legittimazione all’intervento e all’esercizio del diritto di voto in Assemblea, ai sensi dell’art. 83-sexies del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.

La delega e/o subdelega deve essere fatta pervenire alla Computershare S.p.A., unitamente a copia sottoscritta di un documento di identità e, in caso di persona giuridica, della documentazione comprovante i poteri di firma, con le seguenti modalità:

1. Titolari di Posta Elettronica Certificata (PEC): se il delegante (anche persona giuridica) possiede una casella PEC può trasmettere all’indirizzo atlantia@pecserviziotitoli.it copia della delega riprodotta informaticamente (formato PDF);
2. Titolari di Firma elettronica avanzata, qualificata o digitale (FEA): il delegante dotato di FEA può trasmettere la copia della delega riprodotta informaticamente con Firma Elettronica Avanzata anche tramite posta elettronica ordinaria, all’indirizzo atlantia@pecserviziotitoli.it;
3. Titolari di posta elettronica ordinaria: il delegante può inviare all’indirizzo pec  atlantia@pecserviziotitoli.it una copia della delega riprodotta informaticamente (formato PDF). In tale caso l’originale della delega, delle istruzioni e copia della correlata documentazione dovrà essere trasmessa presso la sede di Computershare S.p.A. via Monte Giberto, 33 – 00138 Roma
4. Via FAX al numero: +39 06 45417450

La trasmissione del Modulo di delega con modalità e in termini diversi da quelli indicati sopra o l’invio esclusivo a mezzo posta, non garantiranno al delegante il corretto conferimento della delega al Rappresentante Designato.

In caso di conferimento di subdelega al Rappresentante Designato, il subdelegante deve trasmettere a quest’ultimo, con le modalità di cui sopra, anche copia della delega ricevuta e della dichiarazione con cui attesta la conformità della copia all’originale e l’identità del delegante.

Al fine di consentire a Atlantia S.p.A. e al Rappresentante Designato Computershare S.p.A. di ricevere e verificare le deleghe e/o subdeleghe con anticipo rispetto all’inizio dei lavori assembleari, si raccomanda ai soggetti legittimati di far pervenire le loro deleghe e/o subdeleghe entro le ore 12:00 del 14 gennaio 2021.

La delega e/o subdelega e/o le relative istruzioni di voto sono revocabili sino all’inizio dei lavori assembleari inviando una email all’indirizzo atlantia@pecserviziotitoli.it.

Richiamando le avvertenze contenute nella relazione illustrativa sull’unico argomento all’ordine del giorno, si invitano i Signori Azionisti a rilasciare le proprie istruzioni di voto in una data il più vicina possibile al termine ultimo previsto dal presente avviso.

Per informazioni attinenti al conferimento della delega ordinaria al Rappresentante Designato è possibile contattare Computershare S.p.A. al numero +39 06 45417401 – disponibile nei seguenti orari: 09:00 - 3:00 e 14:00 - 18:00.

Ai sensi dell'art. 127-ter del D. Lgs. 58/98 (TUF), coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all’ordine del giorno prima dell’Assemblea.

Le domande dovranno pervenire entro la record date, ovvero entro le ore 24:00 del 6 gennaio 2021

Saranno prese in considerazione esclusivamente le domande strettamente pertinenti alle materie all’ordine del giorno.

Il richiedente dovrà fornire i propri dati anagrafici (cognome e nome o denominazione nel caso di società, luogo e data di nascita e codice fiscale) ed idonea documentazione comprovante la titolarità dell’esercizio del diritto di voto, rilasciata dall’intermediario depositario.

Nel caso l’azionista abbia richiesto al proprio intermediario depositario la comunicazione di legittimazione per partecipare all’Assemblea, sarà sufficiente riportare nella richiesta i riferimenti di tale comunicazione eventualmente rilasciati dall’intermediario. 

Le domande devono essere inviate all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it, mediante fax al numero +39- 06-45417450.

Alle domande pervenute prima dell’Assemblea sarà data risposta, dopo aver verificato la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, al più tardi il 12 gennaio 2021 mediante pubblicazione nella presente sezione del sito internet della Società sub “domande e risposte prima dell’Assemblea”. 

La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. Non è dovuta una risposta quando le informazioni richieste sono già disponibili in formato “domanda e risposta” in apposita sezione del sito internet della Società. 

Le risposte ad eventuali domande presentate prima dell’Assemblea ai sensi dell’art. 127 ter del TUF nei termini sopra richiamati saranno messe a disposizione nella presente sezione entro il 12 gennaio 2021.

Risposte a domande pervenute prima dell'Assemblea

Ai sensi dell'art. 126-bis del D. Lgs. 58/98 (TUF) i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro il 24 dicembre 2020 l’integrazione dell’elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti.

Le richieste devono essere accompagnate da un’apposita relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui si propone la trattazione. Le domande devono essere presentate per iscritto, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente, via fax al n. +39-06-45417450 ovvero all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it

L’integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l’Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta dell’organo di amministrazione o sulla base di un progetto o relazione da esso predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter del TUF. 

Non è previsto alcun onere di pubblicità a carico del Socio, facendo carico alla Società di mettere a disposizione del pubblico l’ordine del giorno come integrato e la relazione illustrativa sulle materie aggiuntive da trattare a richiesta dei Soci, accompagnata dalle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, entro i termini previsti dall’art. 126-bis, comma 2, con le stesse forme prescritte per la pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’Assemblea.

Si precisa che non è prevista per i Soci la facoltà di presentare nuove proposte di delibera sull’unico argomento all’ordine del giorno considerato che per tale argomento l’Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta dell’organo di amministrazione e sulla base di un progetto predisposto da quest’ultimo.

Resta ferma la facoltà di presentare proposte individuali di delibera, entro il 5 gennaio 2021, sulle eventuali nuove materie poste all’ordine del giorno a seguito dell’integrazione richiesta dai Soci i sensi dell’art. 126-bis del TUF.

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

Il capitale sociale è rappresentato da n. 825.783.990 azioni ordinarie con diritto di voto (escluse le azioni proprie, attualmente n. 6.959.693) prive del valore nominale.

Atlantia S.p.A., con sede legale in Via A. Nibby, 20, 00161 Roma, in qualità di Titolare del trattamento desidera informarLa ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE n.679/2016 - Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito il “Regolamento” o “GDPR”) che i dati personali da Lei forniti alla Società medesima, anche tramite Istituti di credito e Società di Intermediazione Finanziaria, sono finalizzati alla gestione delle attività connesse alla Sua qualità di Azionista e alla Sua partecipazione all’Assemblea per il tramite del Rappresentante Designato.

Dati personali e Finalità del trattamento

Il Titolare tratterà i Suoi dati identificativi (ad esempio, suo nome, cognome e indirizzo di residenza) per la gestione dei rapporti con Lei nella qualità di Azionista, compresi gli adempimenti societari e relativi all’Assemblea e, in particolare, per le seguenti finalità:

• aggiornamento del Libro soci e attività correlate alla Sua qualità di Azionista;
• aggiornamento della mailing list (nominativo, indirizzo ed eventuali altri recapiti) per l’invio di comunicazioni e documentazione societaria);
• registrazione per la partecipazione, esclusivamente a mezzo di delega e/o subdelega al Rappresentante Designato Computershare S.p.A., all’assemblea degli azionisti, registrazione e verbalizzazione delle votazioni, statistiche per la verifica della base azionaria della Società o della partecipazione alle assemblee e ad altri eventuali eventi societari;
• per adempiere ad ulteriori obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria e comunque in relazione agli obblighi connessi alla Sua qualità di Azionista;
• per far valere o difendere un diritto in giudizio o in una fase propedeutica al giudizio.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera b) e c) del Regolamento, non è richiesto il suo consenso in quanto i dati personali sono necessari per dare esecuzione a misure di tipo contrattuale e precontrattuale nonché necessarie per adempiere ad un obbligo legale al quale Atlantia, come Titolare del trattamento, è tenuta.

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento dei dati personali viene effettuato manualmente (ad esempio su supporto cartaceo, quali verbali) e/o attraverso l’ausilio di strumenti automatizzati (tracce audio di registrazione degli eventi e documenti in formato elettronico) e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia con applicazione di misure tecniche e organizzative adeguate secondo quanto previsto dall’art. 32 del GDPR. Il trattamento è svolto ad opera di soggetti appositamente istruiti e autorizzati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 GDPR. In ogni caso sarà garantita la loro sicurezza logica e fisica e la loro riservatezza.

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato secondo i principi di proporzionalità e necessità, in modo che non vengano raccolti o elaborati dati personali non necessari.

Ai sensi dell’art. 5 del GDPR, i Suoi dati saranno conservati per tutto il termine di durata della Sua qualità di Azionista e per il tempo strettamente necessario per l'adempimento dei relativi obblighi e, comunque, secondo i termini prescrizionali previsti per l'esercizio dei diritti discendenti dal rapporto di società.

Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

Nello svolgimento della propria attività e per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra indicate, il Titolare potrebbe comunicare i dati a:

• organi della pubblica amministrazione in ottemperanza ad obblighi previsti dalla legge;
• autorità giudiziaria;
• società cui è stata affidata la gestione del Libro soci di Atlantia S.p.a.;
• società che agiscono in qualità di Rappresentante degli azionisti designato ai sensi dell’articolo 135-undecies del D. Lgs. n. 58/98 (TUF), per procedere alla raccolta di deleghe/subdeleghe di voto relative all’Assemblea degli Azionisti. Limitatamente a tale finalità e in esecuzione degli adempimenti inerenti alla rappresentanza in Assemblea e l’espressione del voto del soggetto rappresentato in conformità alle istruzioni impartite dal medesimo, il Rappresentante Designato agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento;
• società addette alla gestione e alla manutenzione dei sistemi informativi, società di revisione e controllo, studi professionali o liberi professionisti per lo svolgimento di attività di consulenza e assistenza nelle operazioni societarie.

Tali soggetti agiranno, di regola, quali autonomi titolari delle rispettive operazioni di trattamento, salvo il caso in cui agiscano per conto del Titolare in qualità di Responsabili del trattamento e abbiano pertanto sottoscritto un apposito contratto che disciplini puntualmente i trattamenti loro affidati, ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Diffusione dei dati personali

Alcuni Suoi dati personali potranno essere diffusi al mercato finanziario, solo se strettamente necessario e in ossequio alle norme di legge vigenti e ai regolamenti CONSOB.

Trasferimento di dati all’estero

Fatte salve specifiche esigenze che saranno concordate di volta in volta, i suoi dati personali non sono oggetto di trasferimento all’estero.

Diritti dell’interessato

Atlantia, per motivi leciti e fondati e compatibilmente con gli obblighi normativi e contrattuali esistenti, le riconosce la possibilità di esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (i.e. diritto di accesso ai dati personali, rettifica ovvero cancellazione degli stessi, limitazione di trattamento, portabilità dei dati personali, di opposizione).

Inoltre, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa, lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento.

I suoi diritti potranno essere esercitati rivolgendosi via mail a dpo@Atlantia.it oppure, scrivendo all’attenzione del Data Protection Officer, al seguente indirizzo: via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è Atlantia S.p.A. con sede legale in Via A. Nibby 20, 00161 Roma e sede operativa in Via A. Bergamini 50, 00159 Roma.

Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati)

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 37-39 del Regolamento, Atlantia ha individuato, quale Data Protection Officer il Direttore pro tempore della Direzione Compliance e Security di Gruppo, domiciliato per la carica presso la sede operativa di via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma

Responsabile del trattamento

Il Titolare ha provveduto a designare più responsabili del trattamento dei dati personali. L’elenco nominativo dei responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, è a disposizione dei soggetti interessati, previa richiesta da inviare via mail all’indirizzo dpo@Atlantia.it